Τα στοιχεία για την ανασυγκρότηση των γενεαλογικών δένδρων προέρχονται κατά κύριο λόγο από το έντυπο ή το ηλεκτρονικό Δελτίο Καταγραφής Γενεαλογικού Δένδρου το οποίο αποστέλλεται ή δίδεται σε κάθε ενδιαφερόμενο που μας επισκέπτεται ή υποβάλλει το Δελτίο Συμμετοχής . Τα συμπληρωμένα Δελτία Καταγραφής καταχωρούνται μετά από έναν πρώτο έλεγχο στο Πρωτόκολλο του τμήματος και παίρνουν έναν μοναδικό αριθμό που θα τα χαρακτηρίζει στο μέλλον.

Τα στοιχεία κάθε Δελτίου εισάγονται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή στο ειδικό λογισμικό γενεαλογίας Reunion 7 και τηρούνται και σε ξεχωριστό ηλεκτρονικό αρχείο και σε ομαδικά αρχεία που συγκροτούνται με βάση τον τόπο καταγωγής ή εγκατάστασης ή τον θεσμό μέσω του οποίου συλλέγονται τα στοιχεία, ΟΤΑ, σύλλογο κλπ. Ακολουθεί η προσπάθεια διασταύρωσης των στοιχείων του νέου δένδρου με στοιχεία που ήδη έχουν κατατεθεί στο πρόγραμμα από άλλες οικογένειες ή τα έχουμε επεξεργαστεί από αρχειακές πηγές. Σε περίπτωση διασταύρωσης ή συμπλήρωσης των γενεαλογικών δένδρων ενημερώνονται οι ενδιαφερόμενοι και αφού διαπιστωθεί η συσχέτιση και συναινούν όλα τα μέρη τα δένδρα ενοιποιούνται και τα στοιχεία τηρούνται σε ένα ενιαίο ηλεκτρονικό αρχείο. Η διαδικασία συμπλήρωσης και διόρθωσης του γενεαλογικού δένδρου είναι συνεχής και δίνεται σε όλους η δυνατότητα να ενημερώνονται για την πορεία του δένδρου τους και να ενημερώνουν για την εξέλιξη τους με ένα μήνυμα, επιστολή ή και απλό τηλεφώνημα.

Παρόμοια διαδικασία ακολουθούμε και στην περίπτωση επεξεργασίας στοιχείων από ιστορικά αρχεία ή θεσμικούς φορείς. Μεγάλο βάρος δίνεται εδώ στη σύνδεση των πηγών που αποτυπώνουν την εικόνα μιας ομάδας ανθρώπων οριζόντια στο χρόνο με τα οικογενειακά Δελτία Καταγραφής τα οποία αποτυπώνουν την ιστορική εξέλιξη της κάθε οικογένειας. Για την πληρέστερη παρουσίαση των προσώπων, των οικογενειών και των κοινοτήτων στις οποίες εντάσσονται, συνδυάζουμε τη συλλογή των γενεαλογικών δένδρων με ψηφιοποιημένα ιστορικά τεκμήρια, αυτοβιογραφίες και συνεντεύξεις οι οποίες διασώζουν πολύτιμες πληροφορίες.

Οι πληροφορίες για τα γενεαλογικά δένδρα προέρχονται πρώτα από όλα από τις αναμνήσεις των μελών της οικογένειας και κοντινών προσώπων ή από μέλη των κοινοτήτων που επωμίζονται το ρόλο του θεματοφύλακα της οικογενειακής μνήμης. Σημαντικές πληροφορίες προέρχονται από γενεαλογικά δένδρα που έχουν σχεδιαστεί στο παρελθόν από τους ενδιαφερόμενους ή αντίστοιχα σύντομα χρονικά και περιγραφές των μελών της οικογένειας με στοιχειώδεις βιογραφικές πληροφορίες. Πολύτιμα είναι τα προσωπικά έγγραφα των μελών της οικογένειας, έγγραφα ταυτότητας, πιστοποιητικά βάπτισης, γάμου, θανάτου, βιβλιάρια, αποδεικτικά φοίτησης σε διάφορες βαθμίδες εκπαίδευσης κα, τα οποία γράφτηκαν ελληνικά, οθωμανικά ή σε κάποια άλλη γλώσσα και πολλές φορές έχουν ξεχαστεί σε κάποιο συρτάρι. Ενδιαφέρον παρουσιάζουν επίσης επιστολές και φωτογραφίες των μελών της οικογένειας, ιδιαίτερα όταν συνδυάζονται στην μορφή των επιστολικών δελταρίων (carte postale). Στην περίπτωση εμπόρων, επιχειρηματιών, ελευθέρων επαγγελματιών, εκπαιδευτικών και ιερωμένων μπορούμε να αναζητήσουμε κάποια στοιχεία στα λογότυπα επιχειρήσεων, σε έγγραφα που εκδίδουν ή στους εμπορικούς και αστικούς οδηγούς των περιοχών τους και στον Τύπο. Όλα αυτά τα στοιχεία αποτελούν μια πολύτιμη συλλογή που μπορεί να ψηφιοποιηθεί και να εικονογραφήσει την ιστορία της οικογένειας μέσα από το πρόγραμμα Ιστορία Μου.

Πέρα από τα όρια της οικογένειας η έρευνα μας πρέπει πρώτα να κατευθύνεται προς τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης και τους εκκλησιαστικούς θεσμούς οι οποίοι είχαν και έχουν καθήκον να τηρούν ληξιαρχικά βιβλία, δημοτολόγια, βιβλία γάμων, βαπτίσεων και θανάτων καθώς και ειδικά μητρώα για τους πρόσφυγες και παλιότερα για τους ψηφοφόρους των περιφερειών τους. Κομβικής σημασίας υλικό για την ανασύσταση των οικογενειών ολόκληρων κοινοτήτων φυλάσσεται στα αρχεία των θεσμών υποδοχής και αποκατάστασης των προσφύγων καθώς και στα αρχεία των παλαιοτέρων προσφυγικών σωματείων και συλλόγων. Πολύτιμο αρχειακό υλικό φυλάσσεται στο Κεντρικό κτίριο και στα παραρτήματα των Γενικών Αρχείων του Κράτους καθώς και στα αρχεία των Νομαρχιακών αυτοδιοικήσεων και των Περιφερειών.

Tο IME δεσμεύεται απέναντι σε όσους συμμετέχουν στο πρόγραμμα ότι τα στοιχεία που υποβάλλονται χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τους σκοπούς του προγράμματος.