Η συμμετοχή στο πρόγραμμα Ιστορία Μου απαιτεί από την πλευρά του καταθέτη την προσωπική του εμπλοκή και την σύνδεση του ιστορικού τεκμηρίου που καταθέτει με την ιστορία της οικογένειας ή της κοινότητας από την οποία προέρχεται.

Στην περίπτωση φωτογραφιών που απεικονίζουν πρόσωπα ή προσωπικών εγγράφων είναι αυτονόητο ότι η κατάθεση πρέπει να μην αντιβαίνει στη θέληση τους ούτε να προσβάλλει την προσωπικότητα και τη δημόσια εικόνα τους. Στην περίπτωση κειμένων ή δημοσιευμάτων του παρελθόντος καλό είναι να αποφεύγονται προσωπικές αιχμές ή προσβλητικές διαστάσεις που μπορεί να λάβει η δημοσίευση. Σε περιπτώσεις που μπορεί η δημοσίευση των προσωπικών στοιχείων να δημιουργήσει ένταση ή αντιδικίες ή δεν έχει απλώς εξασφαλιστεί η συναίνεση όλων των αναφερομένων το όνομα και τα προσωπικά στοιχεία (διεύθυνση κλπ) που μπορεί να αποκαλύψουν τα πρόσωπα καλύπτονται με μια ηλεκτρονική ταινία. Σε κάθε περίπτωση ο καταθέτης αναλαμβάνει την ευθύνη για την ορθότητα της κατάθεσης και της δημοσίευσης του τεκμηρίου.

Οι καταθέτες έχουν την δυνατότητα να υποβάλλουν τα τεκμήρια μέσω Διαδικτύου από την αντίστοιχη σελίδα «Κατάθεση τεκμηρίου» αφού συμπληρώσουν τα προσωπικά τους στοιχεία και ένα περιεκτικό κείμενο λεζάντας για το τεκμήριο. Η λεζάντα πρέπει να ενημερώνει για το πλαίσιο της δημιουργίας του τεκμηρίου, τα πρόσωπα ή τους θεσμούς που το τεκμήριο αφορά, το χρόνο δημιουργίας, την τύχη του τεκμηρίου μέχρι τη δημοσίευση του και ένα σχόλιο για το νόημα και τη σημασία του και τη σχέση του με τη θεματική εξειδίκευση της προσφυγικής μετακίνησης και εγκατάστασης.

Τα τεκμήρια μπορούν είτε να κατατεθούν πρόσκαιρα σε φυσική μορφή – όχι σε φωτοτυπίες ή αναπαραγωγές – για να αντιγραφούν ψηφιακά από τους συνεργάτες του ΙΜΕ και να επιστραφούν στους κατόχους τους είτε να αντιγραφούν ψηφιακά – με σάρωση (scanning) ή ψηφιακή φωτογράφηση – και να σταλούν στο ΙΜΕ σε έναν οπτικό δίσκο αποθήκευσης ή να κατατεθούν ηλεκτρονικά μέσα από τη σελίδα κατάθεσης τεκμηρίου. Τα τεκμήρια αντιγράφονται ψηφιακά σε διαμόρφωση TIFF με ανάλυση 300 dpi σε φυσικό μέγεθος (100%) ή σε μεγέθυνση (100-200%) ανάλογα με τις διαστάσεις του φυσικού αντικειμένου (μια φωτογραφία ταυτότητας για παράδειγμα μπορεί να σαρωθεί σε 200% μεγένθυνση). Στις σελίδες μας στο διαδίκτυο παρουσιάζονται σε JPEG διαμόρφωση σε τρία διαφορετικά μεγέθη (……..) που επιτρέπουν τη διαφορετική τους εμφάνιση στον ιστότοπο σαν thumbnails, φωτογραφία με λεζάντα και αυτόνομη προβολή.

Η συνέντευξη που συνοδεύει το τεκμήριο ή το κείμενο που υποβάλλουν οι καταθέτες καλό είναι να υποβάλλεται επίσης σε ψηφιακή μορφή διαφορετικά ψηφιοποιείται από το ΙΜΕ. Οι ακουστικές συνεντεύξεις αποθηκεύονται σε WMA και ανεβαίνουν στις σελίδες μας σε διαμόρφωση MP3, ενώ το κείμενο τους, όπως και τα αυτοβιογραφικά κείμενα ή τα σχόλια των καταθετών, ετοιμάζονται σε επεξεργαστή κειμένου Open Office και MSWord και προβάλλονται σε μορφή Pdf. Τα κείμενα των συνεντεύξεων και των σχολίων διορθώνονται ορθογραφικά και συντακτικά, ενώ απαλείφονται επαναλήψεις, «εεε» και άλλοι θόρυβοι, ενώ οι αυτοβιογραφίες και τα γραπτά κείμενα δημοσιεύονται με την ορθογραφία του πρωτοτύπου.

Όπως και στα προγράμματα «Γενεαλογικά» και «Μαρτυρίες» και ακόμα περισσότερο στην περίπτωση του προγράμματος Ιστορία Μου είναι απαραίτητη η έγγραφη παραχώρηση του ψηφιακού αντιγράφου στο πρόγραμμα από τη σελίδα της νομικής δήλωσης